Este documento objetiva divulgar informações que possam auxiliar interessados na contratação de serviços de Consultoria e Treinamento em Sistemas de Gestão – SG
Foi adotada como referência “Orientações para a seleção e contratação de serviços de consultoria, treinamento e certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade”. [1]
1. APRESENTAÇÃO
A adoção de SG é uma decisão estratégica da organização, seja por exigência do mercado, exigência de órgãos reguladores, diferencial competitivo, demonstração para o mercado da qualidade dos produtos e serviços, demonstração para os acionistas da eficácia e eficiência dos processos, assegurar o desempenho e resultados da organização, ou outras.
No caminho para a certificação, migração, ou atualização de SG, as organizações necessitam dos mais diversos serviços, destacando-se: Serviços de Consultoria, Auditoria interna e em fornecedores, ou Treinamentos.
O desenvolvimento e implementação de um SG não é uma atividade fim da maioria das organizações. A quantidade de energia necessária, conhecimento e experiência específicos, necessidade de metodologia consagrada, etc., são características necessárias ao sucesso dos chamados Projeto SG.
Desta forma, a utilização de serviços de provedores confiáveis, em especial nas áreas onde a organização não dispõe nem necessita da competência requerida, tais como serviços de consultoria e treinamento, é fundamental e necessária para atingir os resultados planejados.
2. ORIENTAÇÕES PARA A SELEÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA E TREINAMENTO EM SISTEMAS DE GESTÃO
O desenvolvimento e implantação do SG acontece apenas uma vez e demanda dedicação, conhecimento e experiência que, muitas vezes, podem não estar disponíveis na empresa. Assim, a menos que a Organização disponha de todos os elementos para eliminar o risco de insucesso do Projeto SG, e decida implantar com pessoal próprio, será necessário contar com especialistas externos para assessoria na busca do sucesso na implantação de seu Sistema de Gestão, a custos otimizados.
Há, basicamente dois tipos de consultoria que podem ser contratados isoladamente ou em conjunto: assessoria, quando a consultoria orienta e o cliente executa os serviços e “outsourcing” quando a consultoria participa ativamente do dia a dia do cliente. As principais diferenças entre estas duas modalidades estão nos custos e na disponibilidade de pessoal para as tarefas do Projeto SG. Haverá sempre um balanço ideal para cada caso.
A seguir são apresentadas comentários sobre a contratação de provedores de serviço de consultoria para atuarem na implantação de sistemas de gestão :
Metodologia
- Prefira consultorias que possuam uma metodologia consagrada às que vão usar sua empresa para desenvolver e testar uma metodologia nova (muitas vezes disfarçada de “sob medida”);
- A metodologia deve prever planejamento e acompanhamento do projeto SG.
As melhores metodologias são compatíveis com ferramentas de planejamento, entregas e acompanhamento comuns a Gerenciamento de Projetos;
- Assegure-se que o processo de consultoria inclua a transferência de conhecimentos para a empresa, evitando uma relação indesejada de dependência da empresa com a Consultoria;
- A metodologia deve incluir ações de capacitação do pessoal na norma e sua interpretação para a empresa.
Consultoria
- A Consultoria deve ter um histórico de sucesso em empresas do porte da sua e, preferencialmente, do mesmo segmento;
- A Consultoria deve incluir a coordenação do contrato, o apoio técnico aos consultores designados e a possibilidade de rápida substituição de consultores em caso de necessidade;
- Atestados de conclusão de serviços de consultoria e a taxa de sucesso nas certificações de seus clientes são um forte indicador de uma boa Consultoria;
- Comprovar, através de referências de projetos já realizados, competência técnica e gerencial necessária para conduzir e coordenar os projetos de desenvolvimento e implementação de SG;
- Empresas de consultoria que também atuam com sucesso em treinamentos e auditorias são normalmente mais completas;
- Verifique se a consultoria tem uma retaguarda capaz de dar suporte técnico para seus consultores na forma de qualificação adicional, reforço, ferramentas, metodologias, etc.;
- A Consultoria recomendar uma determinada Certificadora é violação de princípios éticos ou pode significar medo da reprovação de um SG fraco;
- A empresa tem o direito de contratar os treinamentos com outro fornecedor, entretanto deve-se certificar da isenção e comportamento éticos entre os dois prováveis concorrentes.
Consultores
- Os consultores devem ter experiência no desenvolvimento e implementação de SG e, adicionalmente, na condução de treinamentos na norma e nas ferramentas usuais do SG;
- Exija consultores com qualificação adequada, no mínimo cursos reconhecidos de formação de Auditor Líder (Lead Assessor) e outros cursos complementares nas versões atuais da norma do SG e outros temas como Riscos, Abordagem de processos, etc.;
- Em época de crise diversos profissionais migram para a prestação independente de serviços de consultoria. Se não estiverem vinculados a boas empresas de Consultoria há risco de abandonarem o contrato ao conseguirem voltar para o mercado formal de trabalho. Exija uma relação formal entre o consultor e a Consultoria e a garantia de substituição em caso de necessidade.
Condução do Projeto SG
- Envolva a Consultoria no planejamento do Projeto SG. Isso vai aumentar seu comprometimento com os objetivos do Projeto;
- Nunca abra mão do controle das decisões em sua empresa. Você e sua equipe são as pessoas que mais entendem dos negócios de sua organização. Entenda o papel da consultoria como de assessoramento ao corpo técnico e gerencial de sua empresa;
- Acompanhe de perto o andamento dos trabalhos. Controle e avalie os resultados obtidos. Faça reuniões periódicas de avaliação e acompanhamento. Não permita que a consultoria limite-se a fornecer um “pacote” por ela desenvolvido. Verifique se os trabalhos são executados coerentemente com as especificidades de sua organização.
Aspectos contratuais
- A Consultoria deverá apresentar, quando solicitado, as devidas comprovações e certidões negativas, que mostrem estar a Consultora com saúde financeira e em conformidade com a legislação tributária, fiscal e com o recolhimento de impostos associados à prestação dos seus serviços, bem como, estar estabelecida formalmente para atendimento e suporte aos clientes;
- Discuta prazos de execução de projetos e preços e leve em conta a relação custo/benefício, antes de formalizar um contrato com a empresa de Consultoria. A decisão pela contratação da opção mais barata pode trazer riscos inadmissíveis para o Projeto SG.
- Certifique-se que a Consultoria é capaz de concluir contrato do porte do seu projeto. Analise a forma de contratação e suas consequências para a organização, levando em conta os limites e a capacidade da Consultoria para as situações que possam trazer impactos ao planejamento e execução da implantação do Projeto SG;
Aspectos éticos
- Não aceite a venda casada “consultoria-certificação” pois a mesma colabora para a redução da credibilidade da certificação do seu Sistema;
Às vezes esta opção se apresenta a uma organização que tem preferência por uma Consultoria ou que faz parte de um Grupo ao qual também pertence um organismo de certificação. Se for feita a opção de contratação de consultoria que se encontra nesta situação, em hipótese alguma, o organismo de certificação a ser contratado deverá ser do mesmo Grupo da consultoria.
Existem muitas opções de organismos de certificação e de Consultoras competentes. Deve-se dar preferência às Consultorias que não tenham vínculos com algum organismo de certificação, pois tal procedimento fortalece a credibilidade da certificação.
A contratação de uma consultoria vinculada a uma organização certificadora é condenada pelas práticas internacionais e nacionais de certificação.
[1] Documento produzido pelo GT Especial do ABNT / CB-25 – Grupo de Aperfeiçoamento do Processo de Certificação do Comitê Brasileiro da Qualidade ABNT / CB-25.
Autor: Boanerges do Amaral Couto – Professor Adjunto da Universidade Federal Fluminense; Fundador da HGB; Autor do livro Gestão por Processos em Sistemas de Gestão da Qualidade, Editora Qualitymark