É amplamente sabido que a auditoria é um processo tenso para todos os envolvidos. O auditado, por mais que se diga o contrário, sente-se avaliado.
Ambos, auditor e auditado sentem-se avaliados.
Quem desenvolveu e implementou o SGI, tem naquele momento o ponto alto de avaliação de por vezes um ou mais anos de trabalho. E, por outro lado, o que muitos não imaginam, o auditor também pode estar tenso.
Pense: ele está fora da sua zona de conforto. O “dono da casa” é o auditado. O auditor está fora de sua cidade. Na empresa do auditado. Muitas vezes sozinho ou apenas com seu especialista. Tem muito pouco tempo para avaliar muita informação, sem a chance de errar. E tem que emitir um parecer conclusivo ao final da auditoria.
Sabe que cada passo que dá, cada frase que emite está sendo avaliada. Viaja muitas vezes sem saber como será recebido, se o auditado será receptivo, se haverá colaboração, como será o clima na empresa.
Portanto, ambos, auditor e auditado sentem-se avaliados. E sabemos que o ser humano ao se sentir avaliado fica no mínimo desconfortável. Isto é um fator de estresse por si só. E altera as emoções. Somado a isto, tem-se o temperamento natural de cada um. E aqui podem então ser adicionadas as armadilhas e até mesmo as autossabotagens.
Evitar ao máximo emoções durante uma auditoria
A regra geral (ideal) é que se evitem ao máximo emoções durante uma auditoria. Emoções de qualquer tipo. Fácil falar, claro, difícil de fazer. Somos seres humanos e não robôs. Sempre haverá algum fator emocional residual. Mas temos que nos esforçar.
Até mesmo na linguagem oral e escrita devemos evitar a emoção e o uso de adjetivos ou adjuntos adverbiais de intensidade. Ou palavras ou expressões que denotem juízo de valor ou julgamento pessoal. Lembre que a linguagem do auditor é técnica e simples, do tipo ‘conforme ou não conforme’. Somente isso:
- a prática apresentada atende o requisito
- a prática apresentada não atende o requisito
Qualquer informação a mais pode gerar muita confusão e contestação.
Já vimos verdadeiros embates porque o auditor resolveu adjetivar constatações. Certa vez o auditor resolveu inovar na reunião de encerramento com uma não conformidade maior e a descreveu como uma “não conformidade cabeluda”. Nem preciso dizer o que o auditado perguntou em seguida…
Da mesma forma, evite palavras que abram para debates infrutíferos de juízo de valor ou emoção durante a auditoria. Perguntas do tipo “o que você acha deste equipamento?” já fizeram certa vez o auditado ironicamente responder a um colega que achava o equipamento “muito bonito”…
Não se deixe envolver com as constatações.
Mas o pior da emoção na auditoria é quando o auditor se deixa envolver com as constatações. Faz caras e bocas, fica irritado quando o auditado não sabe responder, quando a evidência demora para aparecer, ou quando a não conformidade é constatada. Por vezes, não fica irritado, mas demostra tristeza, angústia. Ou, o contrário, deixa transparecer aquele sorriso de canto de boca de satisfação…
Todas estas reações estão erradas. Você é profissional e a emoção não faz parte da auditoria. A conformidade e a não conformidade fazem parte da atividade. Nada de se envolver emocionalmente, muito menos de deixar transparecer.
Concentre-se ao máximo. Evite distrações.
Por fim, uma situação que já me fez entender o significado da expressão “vergonha alheia”: durante a auditoria o auditor deixou-se envolver emocionalmente – ficou atraído pelos atributos físicos da auditada. Todos perceberam e a situação terminou de maneira muito feia e antiética.
Concluindo, procure concentrar-se ao máximo. Evite distrações. Foque na parte técnica da auditoria. Se surgir alguma emoção (natural, pois você não é um robô), não se desespere, controle-se e sob nenhuma hipótese deixe transparecer ou permita que a mesma afete sua capacidade de julgamento.
Artigo originalmente publicado no Linkedin por Marcello Couto: “Sobre emoções durante a auditoria“
Fonte da Imagem: https://www.treasy.com.br/blog/conselho-fiscal-comite-de-auditoria/